Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert und das Homeoffice ist zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Während die Remote-Arbeit zahlreiche Vorteile bietet, ist es wichtig, den Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO auch außerhalb des Büros zu gewährleisten, um Strafzahlungen zu vermeiden.
Mitarbeitersensibilisierung das A und O im Homeoffice
Der Schutz personenbezogener Daten beginnt mit einer umfassenden Sensibilisierung der Mitarbeiter. Unternehmen sollten Schulungen und Richtlinien anbieten, die auf die besonderen Herausforderungen des Homeoffice eingehen. Mitarbeiter müssen verstehen, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen sollen und welche Maßnahmen zur Sicherung der Informationen ergriffen werden müssen.
Datenschutzrichtlinien gegebenenfalls anpassen
Unternehmen sollten ihre Datenschutzrichtlinien unter Umständen aktualisieren, um die besonderen Anforderungen des Homeoffice abzudecken. Dabei sollten Aspekte wie die Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Büros, die Verwendung von privaten Geräten und der Zugriff auf Unternehmensdaten geregelt werden. Die Richtlinien sollten klar und verständlich sein und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.
Nutzung von Hard- und Software in den eigenen vier Wänden
Die Nutzung sicherer Verbindungen ist von entscheidender Bedeutung, um den Datenschutz im Homeoffice zu gewährleisten. Mitarbeiter sollten über eine sichere VPN-Verbindung auf Unternehmensnetzwerke zugreifen, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Die Nutzung der Daten sollte in jedem Fall über die bereitgestellte Hard- und Software des Arbeitgebers stattfinden. Keineswegs sollten private Speichermedien wie beispielsweise USB-Sticks oder portable Festplatten verwendet werden. Zusätzlich sollten regelmäßige Updates und Patches auf allen verwendeten Geräten durchgeführt werden, um Sicherheitslücken zu schließen.
Sicherer Umgang mit Daten am heimischen Arbeitsplatz
Mitarbeiter im Homeoffice sollten darauf achten, personenbezogene Daten nicht versehentlich zu gefährden. Dies beinhaltet den verantwortungsvollen Umgang mit Passwörtern, die Vermeidung von Phishing-E-Mails und die sichere Aufbewahrung von Dokumenten. Sensible Informationen sollten verschlüsselt werden und nur auf geschützten Speichermedien abgelegt werden. Auch das Ausdrucken von Dokumenten sollte auf ein Minimum beschränkt werden. Sofern den Mitarbeitern kein Aktenvernichtungsgerät zur Verfügung gestellt wird, sollten Ausdrucke bei nächstmöglicher Gelegenheit im Betrieb vernichtet werden. Die Entsorgung der Dokumente im heimischen Müll sollte strikt untersagt werden.
Beschränkter Zugang zum Schreibtisch im Homeoffice
Auch am heimischen Arbeitsplatz sollte der Zugang durch Dritte beschränkt werden, Dokumente sollten für Dritte unzugänglich sein und auch die Bildschirme sollten so aufgestellt sein, dass kein Unbefugter Einsicht auf personenbezogene Daten nehmen kann. Gleichzeitig ist es ratsam die Mitarbeiter auch hier auf die Notwendigkeit einer passwortgeschützten Bildschirmsperre bei Verlassen des Arbeitsplatzes hinzuweisen.
Datenschutzfreundliche Tools
Bei der Auswahl von Kommunikations- und Kollaborationstools sollten Unternehmen darauf achten, dass diese den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Es ist ratsam den Mitarbeitern eine Liste mit genehmigten Tools für Videokonferenzen, Cloudspeichern oder Übersetzungsprogrammen, an die Hand zu geben.
Fazit
Datenschutz im Homeoffice ist ein wichtiger Bestandteil, um die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über die erforderlichen Kenntnisse und Ressourcen verfügen, um die Vorgaben der DSGVO auch außerhalb des Büros einzuhalten. Durch die Sensibilisierung der Mitarbeiter, die Nutzung sicherer Verbindungen, den sicheren Umgang mit Daten, die Auswahl datenschutzfreundlicher Tools und die Anpassung der Datenschutzrichtlinien können Unternehmen den Datenschutz im Homeoffice effektiv gewährleisten und dabei die Anforderungen der DSGVO erfüllen.